Desk Sharing: Ein modernes Arbeitsplatzkonzept

Immer mehr Arbeitgeber suchen die richtige Arbeitsumgebung für ihr Unternehmen. Dabei entscheiden sich immer mehr Unternehmen für das moderne Bürokonzept des Desk Sharings, also des Teilens eines Schreibtisches. Dieses wird auch „Shared Desk“, „Flexible Office“ und „Hot Desking“ genannt.

Diese Organisationsform zeichnet sich dadurch aus, dass weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter existieren. Dabei dürfen sich die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz im Büro täglich neu auswählen. Das Konzept des Desk Sharings wird sowohl bei Startups, kleineren Unternehmen und Großkonzernen wie ADAC, Siemens und Lufthansa angewendet.

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Wie funktioniert das Desk Sharing?

Der Ursprung des modernen Bürokonzepts liegt in der Beobachtung, dass die Arbeitsplätze in den meisten Bürogebäuden immer nur zu einem Teil besetzt sind. Das liegt daran, dass die meisten Arbeitsgebiete und auch Tätigkeiten nicht immer nur am eigenen Arbeitsplatz stattfinden, sondern auch in Besprechungsräumen, bei Kunden, in Seminarräumen, bei Kollegen, etc. Dadurch sind die Mitarbeiter oft nicht an ihrem eigentlich festen Arbeitsplatz anzutreffen und dieser steht leer. Dies ist insbesondere bei Projektarbeiten, dem Außendienst, der Beratung, der IT-Administration oder bei Trainings der Fall. Im deutschsprachigen Raum wird von einer durchschnittlichen Anwesenheitszeit von 70 % ausgegangen.

Die Regeln des Desk Sharing werden vom Arbeitgeber vorgegeben und müssen unbedingt eingehalten werden. Bei der täglichen Vergabe des neuen Arbeitsplatzes können unterschiedliche Modelle eingesetzt werden. Einige Arbeitnehmer ziehen einen Zeitplan vor, in welchem durch eine Buchung vorab eingetragen wird, welcher Mitarbeiter wann an welchem Arbeitsplatz sitzt. Dies funktioniert mit speziellen Buchungssystemen, welche vor Ort oder mobil genutzt werden können. Die tägliche Suche nach einem Arbeitsplatz und der damit verbundene Zeitaufwand kann somit umgangen werden.

Andere verfolgen das Konzept „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Hierbei suchen sich die Mitarbeiter jeden Tag neu frei aus, an welchem freien Arbeitsplatz sie arbeiten möchten. Damit dieses Sichtkontrollen-Konzept funktionieren kann und nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt, müssen die Büros des Unternehmens weitgehend transparent gestaltet werden. Dabei ist die Verwendung von durchsichtigen beziehungsweise gläsernen Trennwänden sinnvoll. Im besten Fall verzichtet das Büro komplett auf Trennwände. Durch Großraumbüros wird das Finden eines freien Arbeitsplatzes beschleunigt.

Damit das Konzept des Desk Sharing tatsächlich funktionieren kann, müssen die festgelegten Regeln von allen Mitarbeitern eingehalten und umgesetzt werden. Dies erfordert viel Kollegialität des Teams. Werden die Regeln nicht eingehalten, kann dies schnell zu Spannungen im Team führen.

Welche Vorteile hat das Desk Sharing?

Durch das moderne Bürokonzept können Unternehmen sowohl Platz als auch Geld sparen. Die vorhandenen Arbeitsplätze werden tatsächlich genutzt und leerstehenden Räumen kommt ein Nutzen zu. Dadurch kann auch bei den Kosten der Büroausstattung gespart werden. Auch Besprechungsräume, welche nicht genutzt werden, können von den Mitarbeitern des Unternehmens als Arbeitsplatz verwendet werden. Das Desk Sharing ermöglicht es, dass die Räumlichkeiten optimal auf die Arbeitsprozesse ausgerichtet werden. Dabei kann es zu Flächeneinsparungen zwischen 10 % und 20 % kommen.

Dadurch, dass die Arbeitsplätze je nach Bedarf genutzt werden, kann ein abteilungsübergreifender Austausch im Unternehmen gefördert werden. Die Mitarbeiter sind täglich neuen Einflüssen ausgeliefert, wodurch die Flexibilität und die Kreativität gestärkt werden.

Den Mitarbeitern wird ein mobiles Arbeiten ermöglicht und gleichzeitig kann das Markenimage des Unternehmens durch die moderne Arbeitsatmosphäre profitieren. Durch das mobile Arbeiten kommen die Mitarbeiter mehr in Bewegung, was laut Studien positive Auswirkungen auf die Gesundheit und die Konzentration hat.

Welche Nachteile hat Desk Sharing?

Wie jedes andere Konzept bringt auch die Organisationsform des Desk Sharings Nachteile mit sich. Durch die tägliche Suche nach einem freien Arbeitsplatz und dessen neues Einrichten wird einige Zeit beansprucht. Auch das Abbauen und Reinigen vor Feierabend ist mit Aufwand verbunden. Dadurch entsteht durch das Desk Sharing ein höherer Zeitaufwand bei der Arbeitsorganisation, was wiederum zu einer geringeren Produktivität der Mitarbeiter führen kann.

Bei einigen Mitarbeitern kann die täglich neue Bürostruktur Stress verursachen. Auch das Eingewöhnen in die neue Organisation und der ständige Austausch führt bei einigen zu Unruhe. Deshalb sollte unbedingt eine Testphase Klarheit bringen. Dadurch kann abgewogen werden, ob das Desk Sharing für das Unternehmen und seine Mitarbeiter geeignet ist.

Zudem kann es zu flexibleren Strukturen und Routinen kommen, da die Mitarbeiter nicht immer am gleichen Ort zu finden sind. Darüber hinaus sind auch die verschiedenen Arbeitsmittel wie Bücher oder andere Unterlagen nicht immer verfügbar und am gleichen Ort zu finden, weshalb sie jedes Mal neu mittransportiert werden müssen.

Zudem kann der ständige Austausch mit anderen Abteilungen dazu führen, dass der Teamzusammenhalt innerhalb der eignen Abteilung schwächer wird. Das kann wiederum zu weniger Produktivität und weniger Effizienz in den Arbeitsprozessen der jeweiligen Abteilung führen.

Wie sinnvoll ist das Desk Sharing für Ihr Unternehmen?

Das Bürokonzept des Desk Sharings ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die Mitarbeiter des Unternehmens sich durch Flexibilität auszeichnen. Zudem wird das Konzept vor allem bei Unternehmen eingesetzt, bei denen viele Mitarbeiter außer Haus arbeiten. Arbeiten die Mitarbeiter oft außer Haus, sind deren Arbeitsplätze leer und können flexibel eingeplant und eingesetzt werden. Damit der Erfolg des Unternehmens trotz Desk Sharing gewährleistet werden kann, sollten die Mitarbeiter vorrangig auf elektronischem Wege arbeiten. Dabei müssen alle Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf die essenziellen und relevanten Daten haben.

Das Desk Sharing macht keinen Sinn, wenn beinahe alle Mitarbeiter des Unternehmens den Großteil des Arbeitstages an ihrem Schreibtisch sitzen. In diesem Fall macht es mehr Sinn, wenn jeder Mitarbeiter seinen eigenen festen Arbeitsplatz hat und seine Unterlagen immer vor Ort sind.

Tipps für die Umsetzung des Bürokonzepts

Möchten Sie das moderne Bürokonzept in Ihrem Unternehmen etablieren, sollten Sie im Voraus einige Aspekte bedenken und in die Planung miteinbeziehen.

Zunächst sollten Sie sich mit der Ausstattung der Arbeitsplätze beschäftigen. Dabei ergibt es Sinn, alle Tische identisch auszustatten. Nur so können Ihre Mitarbeiter schnell ihren Arbeitsplatz einrichten und müssen sich nicht erst an eine neue Technik gewöhnen und es wird keine Zeit durch das Suchen bestimmter Utensilien verschwendet. Da Ihre Mitarbeiter vermutlich nicht alle die gleiche Größe haben, sollten Sie unbedingt verstellbare Stühle und Tische einbauen. So können sich Ihre Mitarbeiter schnell an ihren täglich neuen Arbeitsplatz anpassen.

Außerdem sollten Sie Raum für die privaten Sachen ihrer Mitarbeiter schaffen. Diese benötigen Stauraum, um ihre Sachen zu lagern, ohne ihre Kollegen und deren Arbeit damit zu beeinträchtigen. Dafür sind zum Beispiel sogenannte „Caddies“, also fahrbare Container, geeignet. In diesen können alle Gegenstände verstaut werden und mit an jeden Schreibtisch genommen werden, an welchem derzeit die persönlichen Unterlagen liegen. Zudem können Ihre Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz nicht persönlich gestalten, da dieser täglich wechselt. Um Ihren Mitarbeitern dennoch Personalisierungen und Freiheitsgrade zu erlauben, lohnt es sich, eine gemeinsame Lounge einzurichten, welche nach Belieben der Mitarbeiter gestaltet werden kann. Der Charakter des Teams wird so gestärkt. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeiter ihre Bildschirme individuell gestalten.

Durch die Corona-Pandemie ist der Aspekt der Hygiene immer mehr in den Fokus gerückt. Auch diesen sollten Sie unbedingt bei der Planung des Bürokonzepts miteinbeziehen. Führen Sie beim Desk Sharing eine sogenannte Clean Desk Policy ein. Dadurch ist jeder Mitarbeiter dazu verpflichtet, seinen Arbeitsplatz vor Feierabend aufzuräumen und zu reinigen, sodass er am nächsten Tag unmittelbar vom Kollegen verwendet werden kann. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeiter unabhängig von stationären Utensilien ausstatten. In Anbetracht der Hygiene gehören beispielsweise persönliche Headsets mit entsprechender Software zu solchen Utensilien.

Natürlich sollten Sie bei der Planung des Desk Sharing nicht den Aspekt des Datenschutzes außen vor lassen. Trotz des immer wechselnden Arbeitsplatzes brauchen Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit sensible Daten, Informationen und Dokumente datengerecht behandeln zu können. Dabei macht es zum Beispiel Sinn, einen abschließbaren Raum für die Aufbewahrung dieser Daten einzuplanen.

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Fazit

Die Arbeitswelt befindet sich im steten Wandel. Der Trend geht immer mehr zu neuen Lösungen, die an die moderne Gesellschaft angepasst werden. Das Bürokonzept des Desk Sharings ist für Unternehmen entwickelt worden, welche mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze haben.

Dabei hat keiner einen eigenen, festen Arbeitsplatz bzw. Schreibtisch, sondern nutzt immer genau den, der gerade frei ist. Dies läuft in gewisser Weise nach dem Prinzip „Meiner, deiner, unser Arbeitsplatz“ von Statten. Damit die Vorteile dieser Organisationsform der Bürogestaltung vollständig ausgeschöpft werden können, müssen die oben genannten Aspekte beachtet werden. Dann können Sie von den Vorteilen eines geteilten Schreibtisches profitieren.