Raumplanung Büro: Darauf müssen Sie achten

Ihr Arbeitsplatz – das Büro. Neben Ihrem Zuhause verbringen Sie vermutlich die meiste Zeit auf der Arbeit. Somit stellt das Büro einen Ort ihres alltäglichen Lebens dar. Sie sollten sich auch an ihrem Arbeitsort wohlfühlen. Nur wenn Sie sich dort wohlfühlen, können Sie sich konzentrieren und leistungsstarke Arbeit verrichten.

Die richtige Raumplanung für das Büro ist nicht immer einfach und erfordert oft viel Geduld und Kreativität. Es braucht Zeit, bis der Charakter einer Räumlichkeit erkannt wird und dessen Vorzüge durch die Einrichtung und Planung hervorgehoben und neugestaltet werden können. In diesem Artikel finden Sie hilfreiche Tipps und Tricks für die Raumgestaltung Ihres Büros.

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Wieso ist eine Büroraumplanung sinnvoll?

Eine professionelle und durchdachte Raumplanung des Büros bringt nicht nur Vorteile für Arbeitgeber, sondern erleichtert auch den Alltag der Arbeitnehmer. Ein wichtiger Aspekt ist die Planung einer effizienten Flächennutzung. Desk Sharing ist beispielsweise ein Bürokonzept, bei welchem es zu Flächeneinsparungen von bis zu 20 % kommen kann. Auch der ergonomische Aspekt sollte beachtet werden. Die Mitarbeiter eines Unternehmens können nur dann effiziente Arbeit erbringen, wenn sie ihren Arbeitsplatz als bequem und wohltuend betrachten. Die Raumgestaltung des Büros sollte unbedingt an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und deren Wohlgefühl angepasst werden. Dabei können Sie sich auf verschiedenen Websites und Social-Media-Kanälen Inspirationen holen.

Einteilung der Räumlichkeiten des Büros

Zunächst ist es wichtig, dass ein Überblick über die einzelnen Räume und deren Funktion geschaffen wird. Folgende Fragen geben bereits Aufschluss über die grobe Einteilung: Wie viele Arbeitsplätze werden benötigt? Gibt es einen Empfang? Einen Wartebereich? Eine Lounge?

Dabei sollte der Workflow der Mitarbeiter höchste Priorität haben. Die Raumeinteilung sollte so individuell wie möglich auf das praxisorientierte Arbeiten der Mitarbeiter zugeschnitten werden. Dadurch erfüllt die Raumplanung des Büros ihren Zweck und ermöglicht ein effizienteres Arbeiten.

Wurden die unterschiedlichen Funktionsflächen eingeteilt, kann es mit der eigentlichen Planung beginnen. Dafür kann das Hinzuziehen von Raumplanprogrammen sinnvoll sein. Auf diesen werden die Funktionsflächen im Gebäude unterteilt. Die bekanntesten kostenlosen Raumprogramme sind Room Sketcher, Home Styler, IKEA Planer und Easy 2D. Dabei sollte bei der Raumplanung jeder Raum auf seine Funktion zugeschnitten geplant werden.

Das Wichtigste an einem Büro sind die Arbeitsplätze. Bei der Raumplanung und der Gestaltung der Arbeitsplätze sollten die individuellen Arbeitsabläufe und die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Für die Gestaltung der Arbeitsplätze gibt es vielfältige Möglichkeiten. Je nach Bedürfnis der Mitarbeiter können Einzelbüros, Gruppenbüros oder Großraumbüros geplant werden.

Dabei müssen jedoch stets die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt werden. Diese richten sich an die Mindestarbeitsfläche, die Größe und Höhe des Raumes sowie weitere Aspekte. Bei der Wahl, welche Räume als Arbeitsräume dienen sollen, müssen diese Aspekte berücksichtigt werden. Andernfalls haftet der Arbeitgeber.

Bezüglich der Arbeitsplätze sind die Empfehlungen für die Raumgröße und die Raumhöhe also besser zu beachten. Den Mitarbeitern muss immer genügend Platz und Freiraum gewährleistet werden, damit sie sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und effizient arbeiten können. Bei Kleinraumbüros ist die Empfehlung acht bis zehn Quadratmeter pro einzelnen Arbeitsplatz.

Bei Großraumbüros beträgt diese zwölf bis 15 Quadratmeter. Auch bezüglich der Höhe eines Raumes gibt es Regelungen. Ist ein Raum beispielsweise 50 Quadratmeter groß, muss er mindestens 2,50 Meter hoch sein. Ist er jedoch größer als 50 Quadratmeter, braucht er eine Mindesthöhe von 2,75 Metern. Auch die Verkehrswege unterliegen Regelungen. Während ein Mitarbeiter einen Zugang von 60 cm Breite braucht, benötigen zwei bis fünf Mitarbeiter einen 87,50 cm breiten Zugang.

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Fenster. Ist der Raum hell genug zum Arbeiten? Wird natürliches Licht gewährleistet? Dies sollte auch bei der Platzierung der Schreibtische und Bildschirme beachtet werden. Andernfalls kann das Sonnenlicht die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit behindern.

Der Empfang und der Wartebereich des Büros sollten am Eingang platziert werden. Betritt jemand das Büro, ist der Empfang das Erste, was er von dem Unternehmen sieht. Diese Räumlichkeit ist ein wichtiger Aspekt des ersten Eindruckes und sollte deshalb bei der Gestaltung den Charakter des Unternehmens repräsentieren. Außerdem sollte der Wartebereich auf die Zielgruppe der Kunden zugeschnitten sein, sodass diese sich in dem Büro wohlfühlen.

Auch die Einplanung von Konferenzräumen und Ähnlichem ist bezüglich der Raumplanung wesentlich. Es ist wichtig, vorab zu klären, welche Arbeitsschritte es gibt und wie ausgeprägt die Konferenz- oder Besprechungsräume sein müssen oder ob einer reicht. Je nach Art der Nutzung müssen auch die technischen Aspekte der Ausstattung geklärt werden. Bezüglich der Besprechungsräume gibt es unterschiedliche Konzepte.

Es können sowohl große Konferenzräume als auch sogenannte Mittelzonen für Kurzmeetings eingeplant werden. Insbesondere während der Corona Pandemie werden immer mehr Meetings online durchgeführt. Damit die anderen Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz dadurch nicht beeinträchtigt und gestört werden, kann es sinnvoll sein, auch kleine Meetingräume als Rückzugsorte einzuplanen.

Weitere wichtige Räume, die aus der Planung nicht ausgeschlossen werden sollten, sind der Pausenraum, die Lounge und die Küche. Diese sind ein wichtiger Aspekt des Wohlfühlfaktors der Mitarbeiter. In ihren Pausen sollen sie sich an diesen Orten wohlfühlen und entspannen können. Auch bei diesen Räumlichkeiten steht also der Mitarbeiter an höchster Stelle. Die Planung orientiert sich an ihm.

Bei der Planung sollte geklärt werden, ob ein eigener Raum für Dokumente und Archivierungen notwendig ist. Basieren die Arbeitsprozesse des Unternehmens vorrangig auf elektronischer Datenverarbeitung, ist ein solcher Raum eher nicht nötig. Sollte das Bedürfnis danach bestehen, wird dieser meistens nicht an einer zentralen Stelle des Gebäudes geplant. Bei der Planung ist zu beachten, wie groß dieser sein muss.

Auch die Frage, ob ein Chefzimmer notwendig ist, sollte geklärt werden. Im Gegensatz zu den Räumen mit Arbeitsplätzen für die Mitarbeiter eines Unternehmens gibt es bezüglich des Chefzimmers keine gesetzlichen Vorgaben. Sollte der Wunsch nach einem Chefzimmer bestehen, kann dieser nach den persönlichen Vorlieben des Chefs eingerichtet werden.

Großraumbüros

Ein Bürokonzept, welches immer mehr Aufmerksamkeit findet, ist das der Großraumbüros. Diese werden auch Open Space Büros genannt. Charakterisierend für diese ist, dass sie ein einziges großes Büro mit mehreren Arbeitsplätzen darstellen, welche oftmals durch raumteilende Elemente wie akustische Raumtrenner in einzelne Bereiche gegliedert werden.

Wird ein Großraumbüro in Betracht bezogen, muss geklärt werden, ob dieses groß genug ist, sodass jedem Mitarbeiter genügend Privatsphäre gewährleistet wird. Außerdem sollte vorab mit den Mitarbeitern die Planung besprochen werden.

Ein Konzept, das häufig in Großraumbüros verwendet wird, ist das sogenannte Desk Sharing. Dieses wird oft angewandt, wenn es mehr Arbeitsplätze als Mitarbeiter vor Ort gibt. Die durchschnittliche Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro liegt in Deutschland nämlich bei ungefähr 70 %. Durch das Desk Sharing können sich die Mitarbeiter jeden Tag frei einen neuen Arbeitsplatz aussuchen.

Dadurch kann die Bürofläche effektiver genutzt werden und es kann zu Flächeneinsparungen bis zu 20 % kommen. Auch bezüglich der Kosten bringt dieses Konzept mehrere Vorteile mit sich. Wird das Desk Sharing in die Raumplanung integriert, sollte dies vorab mit den Mitarbeitern besprochen werden.

Ergonomie im Büro

Auch die Ergonomie hat eine zentrale Rolle. Diese ist ein ausschlaggebender Faktor für das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Effizienz ihrer Leistung. Dabei sollte unbedingt auf die Beleuchtung, die Akustik, den Boden und die Belüftung geachtet werden. Diese stellen in gewisser Weise die Rahmenbedingungen für die Effizienz in dem Unternehmen dar.

Rücksicht auf IT

Bei der Raumplanung ist auch die Infrastruktur der IT genaustens zu planen. Dabei ist zu beachten, welche Hardware an welchen Plätzen benötigt wird und wo weitere Geräte wie Drucker und Kopierer untergebracht werden sollen.

Einrichtung und Design

Auch die Einrichtung des Büros ist wichtig. Diese verkörpert den Charakter des Unternehmens und stellt einen zentralen Wohlfühlfaktor dar. Dabei ist nicht nur die Farbgestaltung zu beachten, sondern auch das Mobiliar wie die Stühle und Tische. Bei der Wahl des Designs und der Einrichtung sollte unbedingt auf die Funktionen geachtet werden. Nur, wenn die Einrichtung an die Bedürfnisse und Tätigkeiten der Mitarbeiter angepasst ist, fühlen sich diese auch wohl. Auch das Aussehen bzw. das Design hat einen Einfluss auf das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter.

Fazit

Die Raumplanung eines Büros ist von großer Bedeutung. In sinnvoll und schön gestalteten Büros fühlen sich die Mitarbeiter wohler und können produktiver ihre Leistung erbringen. Die Raumplanung eines Büros sollte also unbedingt immer die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter miteinbeziehen. Diese stellen die Orientierungsstütze bei der Planung ein.

Zunächst werden die Funktionen der einzelnen Räume festgelegt und in den nächsten Schritten werden diese genauer geplant. Sie werden auf ihre Funktion zugeschnitten und es muss sowohl auf technische als auch ästhetische Aspekte Rücksicht genommen werden.

Neben der Funktion und des Wohlfühlfaktors eines Büros verkörpert dieses auch den Charakter des jeweiligen Unternehmens. Deshalb sollte das Büro dem Unternehmen und dem Mindset des Teams gerecht werden. Kunden und Besucher können so beim Betreten des Büros direkt einen positiven, ersten Eindruck erlangen.